SHARING GIMANA CARA MENJALANKAN SEBUAH EVENT DENGAN MODAL SOTOY DARI PENGALAMAN

How To Words on Dry Erase Board Instructions

 Sekarang gua mau sedikit share sotoy tentang pengalaman gua ngebuat acara dari nol sampai akhir. Kalau ada salah mohon maaf, namanya juga pemula sotoy🙂

Nih ,,, tahapan – tahapan yang harus lo lakuin gimana acara yang lo buat bisa terlaksana. Gak perlu baik, yang penting bisa terlaksana aja dulu. Soalnya kesalah itu buat pelajaran lo dinext project yang bakal lo kerjain.

Intermezo dulu kali yah biar asik … Hehehe …

Oke, acara yang menurut gua besar untuk ukuran gua yang gua  buat waktu itu Depok Community Festival, diselenggakan disebuah mall di Kota Depok. Acara itu berlangsung tanggal 21 Desember 2013. Jadi inti dari acara itu Gathering komunitas se-Kota Depok. Pesertanya ada 150 komunitas & 40 sekolah di Depok.

Peran gua diacara itu biasa aja, gak terlalu penting juga buat dibahas. Tapi, yang penting gua bisa dapet pengalaman karna ikut dalam bagian yang membuat acara itu dari nol sampai tuntas & mau gua share dikitlah pengalaman gua.

Banyak suka duka untuk membuat acara, terutama yang berkaitan dengan komunitas. Semisal, gimana lo harus nyatuin ide dikepala masing – masing orang ditim, gimana membangun semangat tim biar gak down, gimana meyakinkan tim kalo, “KITA BISA MEMBUAT ITU ACARA !!!”. Tapi, yang paling penting bagaimana kita bisa menyatukan tubuh masing – masing orang ditim itu sampai timbul semangat kerjasama dan koordinasi antar anggota ditim itu.

Agak susah memang, tapi itu step awal yang harus dipahami tentang yang namanya : kebersamaan …

Hahaha … Yaudah, itu sedikit intermezo doang kok.

 

Oke, disini gua bakalan share step by step dari teknis pembuatan event (Berdasarkan Pengalaman Gua Aja ).

1. Konsep.

Konsep ini meliputi : Judul acara, tema acara, pelaksanaan, & isi kandungan acara. Menurut gua, konsep ini nilainya mahal. Kenapa begitu ? Soalnya ini nilai jual untuk promonya. Banyak orang bilang “Konsep mah biasa aja, asal rame aja itu acara”. Nah, pikiran – pikiran kayak gini yang menurut gua sesat. Kenapa ? Ya, gpp … Pikir aja sendiri hehehe :p

2. Budgeting

Wih, kalo udah ngomongin budgeting pasti udah pada mikir duit. Slow, kalem aja. Kalo ini tuh penting buat perkirain berapa nilai produksi sebuah acara.  Kalau bisa bikin budget dengan spec perlengkapan untuk kualitas acara yang paling bagus dulu. Kalau seandainya budget yang lo tentuin gak tersampai, disitu lo harus muter otak. Biasanya kalau kasus seperti itu lo harus down grade spec dari acara lo itu tanpa mengurangi nilai & pesan dari acara lo itu.

Banyak yang bilang kalau buat acara itu bisa dapat untungnya gede. Salah, jangan mikir gitu dulu. Menurut gua kalau baru pertama kali buat acara itu untung dikit gpp, yang penting jangan nombok. Kecuali acara yang lo buat itu sifatnya sosial, gpp kalau keluarin dari kantong sendiri. Kalau yang seperti itu mah sifatnya harus, yang penting ikhlas🙂

3. Searching

Searching disini bukan nyari something di google. Tapi, searching disini teman – teman cari target untuk sponsorship. Gimana caranya ? Tentuin target sponsorshipnya mau siapa, dan kira – kira itu perusahaan / lembaga yang menjadi target untuk kerjasama sponsornya cocok gak dengan tema dan isi acaranya.

Berbagi pengalamannya aja nih ….

Kalau gua dulu awal-awal dateng ketarget sponsor, muka tebel aja, terus bilang kerespsionis atau satpam mau ngajuin proposal acara. Nah, biasanya mereka ambil itu proposal dan bilang kekita “Baik, Mas. Proposalnya taruh dikami dulu yah. Nanti kami tindak lanjuti keatas,” *sambil ngasih nomor telpon kantor.

Nah, Alhamdulillah akhirnya proposal gua diterima juga sama itu resepsionis, dan setelah nunggu beberapa lama Alhamdulillah lagi,,, Gak ada kabarnya. Tapi gapapa … Itu bagian dari pengalaman dalam ngajuin proposal sponsorship kerjasama acara.

Lambat laun gua paham. Untuk dapatin jaringan kesponsor itu, hal yang harus lo lakukan ialah : Banyak – banyak berteman & perbanyak bertanya keteman – teman lo itu. Pokoknya buat awal – awal lo jangan pernah jual mahal dengan sok tau atau gak mau nanya. Yang ada bukan dana yang lo dapet, tapi acara lo udah stuck distep ini.

4. Greeting

Kenalan … Biasanya kalau kita sudah dapat jaringan sponsorship dan ketemu dengan pihak yang berwenang untuk mengeluarkan dana promo perusahaan / badan tersebut, jangan sampai kita langsung ungkapkan keinginan kita. Usahakan kita berkenalan dengan pihak tersebut. Ajak ngobrol mereka, dan jangan jadikan mereka sebagai target marketing kita. Tapi buat mereka menjadi teman kita untuk yang umurnya sepantaran, kakak kita untuk yang umurnya sedikit tua dari kita, atau orang tua kita untuk yang umurnya jauh lebih tua dari kita.

Hal – hal seperti itu memang sederhana, tapi sangat manusiawi. Jauhkan pikiran money oriented jika ingin kenalan. Kenapa mesti dijauhkan. Nanti gua jelasin distep selanjutnya.

5. Meeting

Yup, saat kita sudah bisa berkenalan dengan orang yang berwenang mengeluarkan anggaran disebuah perusahaan / lembaga disitu kita bisa ajak mereka untuk meeting. Nah, maksud gua distep sebelumnya jangan pernah berfikir money oriented, karena : Ini penting disaat meeting. Kenapa ? Sebuah prestasi lo bisa bertemu dengan mereka dan mereka mau mendengarkan presentasi kita, dan yang jelas jika mereka mau mengeluarkan dananya anggap saja itu bonus karna lo sudah berhasil menjalankan 4 tahap diatas. Karna sebenarnya, keuntungan besar itu bukan seberapa banyak hasil rupiah yang kita dapat, tapi tentang bagaimana kita bisa menjaga hubungan baik kita dengan teman dan jaringan baru kita tersebut.

Nah, untuk meeting ini jangan salah pilih orang. Usahakan orang yang mempresentasikan konsep acara adalah orang yang pandai membawa sebuah obrolan dan sudah menguasai isi dari konsep yang akan dipresentasikan tersebut.

Saat meeting sukses, dan client oke dengan perjanjian – perjanjian yang sudah disepakati. Jangan lupa tanda tangan MoU yang isinya hasil dari kesepakatan perjanjian antara pihak 1 & 2. Tujuan 1, sebagai landasan hukum antara pihak 1 & 2 jika seandainya ada beberapa hal yang miscom.

Contoh MoU bisa digoogling ya. Soalnya gua males ngetiknya. Kalau copas bisa aja sih, cuma pengennya ditulisan ini benar-benar hasil dari pengalaman gua aja. #sombongdikt

Quote : “Setiap hasil yang kita dapat tidak lepas dari kerja keras & hubungan baik kita dengan orang lain”

6. Eksekusi

Nah, saat lo udah bisa menjalankan semua step diatas disini waktunya lo eksekusi itu acara yang sudah dikonsepin, dan setelah semuanya jangan sampai salah pilih vendor untuk perlengkapan acaranya. Bisa fatal itu. Mengenai eksekusi selanjutnya ada baiknya kalian bisa baca ulang lagi di step 1 & 2.

 

Gimana, udah pada bacakan sedikit sotoy gua soal pengalaman dalam membuat sebuat acara / event ? Kalau ada yang bermanfaat bisa diambil contohnya, kalau dikira gak bermanfaat jangan dipraktekin. Kalau mau nanya – nanya atau sharing bisa mention ke @bobbyafif.

Pokoknya jangan mudah nyerah kalau gagal sekali, dua kali, atau lebih. Gua juga pernah gagal. Bahkan, sudah pernah menjalankan sampai step 5, dan berakhir dengan tidak ada kejelasan, dan mungkin sudah mengecewakan orang – orang yang sudah terlibat didalamnya, seperti : teman – teman dalam tim, vendor, dan masyarakat.

Tapi disitu saya ambil hikmahnya saja. Mungkin saat itu saya belum dipercaya Allah untuk membuat sesuatu yang lebih besar sehingga masih harus diundur, atau mungkin nantinya Allah akan mengganti dengan yang lebih baik lagi sesuai dengan kapasitas saya. Yang penting konsep acara tersebut sudah jadi, dan saya yakin Insha Allah acara itu akan terlaksana dikemudian hari.

Oia … Buat teman – teman yang nanya Depok Community Festival 2014 kapan diadakannya ?

Yang jelas waktunya, tempat masih rahasia & juga masih mencari kira – kira siapa kandidat yang pantas untuk menjadi ketua acara tersebut. Yang jelas dia harus punya komitmen dan waktu untuk memanage sebuah event.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s